【実録】初の事務所移転! 引っ越しで気を付けたいポイントや失敗談を赤裸々に告白!【引越し大全】
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【実録】初の事務所移転! 引っ越しで気を付けたいポイントや失敗談を赤裸々に告白!

[公開日]2016/12/26 [最終更新日]2017/01/20 


こんにちはこんばんは。引越し大全の管理人です。

先日、編集部の移転をしたので、備忘録としてこの記事を作成することにしました。

引っ越しは荷物の量や引っ越しをする人数、個人なのか企業なのかなど、状況によって料金ややるべきことが様変わりするので、やってみないと分からないことも多々出てくるものです。

かくいう管理人も事務所の引っ越しは2回目なので、何ごともなく引っ越しできるだろ!ってたかをくくっていたら、想定外のトラブルが発生しましたし・・・

今回はそのトラブルを含め、引っ越しの体験談をつづりたいと思います。事務所の移転となるので個人の引っ越しと違うところも多いですが、荷造りのコツや絶対に確認しておいた方がいい手続きなども書いているので、個人の方でも参考になるはず!

これから引っ越しをする予定の方は、ぜひ参考にしてください。

長くなってしまったので、引っ越し前日と引っ越し当日、前後編に分けてお届けします!

■本記事の基本情報

  • 今回利用した引っ越し業者:SOCIO(ソシオ)引越センター
  • 引っ越しタイプ:オフィス
  • 引っ越した日:2016(平成28)年 7月2日(土)
  • スタッフの人数:9名(代表取締役・アルバイト含む)

引っ越し業者選びは時間をかけずに選定!

引っ越しというと業者選びで時間が掛かりますし、いかに安くしてもらえるか値切り交渉するのが醍醐味といっても過言ではありません。

とは言っても、事務所の引っ越しはやることが山積みなので、できれば業者選びの時間は極力省きたいところ。

ということで、今回の引っ越しでは、事務所移転の取りまとめをしてくれた会社に選定してもらいました。というか、紹介ですね。個人でも不動産業者の紹介で、というのがありますが、アレみたいなものです。

事務所の引っ越しの場合、今回のように取りまとめをしてくれる業者がいると思うので、任せられるところは任せてしまいましょう。

引っ越しに関わる料金は下がらない場合があるかもしれませんが、トータルで値引きができるはずなので、積極的に相談してみるようにしましょう。

個人の場合はさすがに自分で探す必要があるので、当サイト内の下記ページを参考にしてみてください。個人で安く引っ越し方法 → 引っ越し見積もりが一番安い業者の探し方はコレだ!

引っ越しをスムーズにするために

引っ越し前に移転に伴う書類手続きや各方面への通知など、やることがたくさんあります。中でもここは先にしっかりとやっておいた方がいいというものをピックアップしてみました。

挨拶状の作成

企業の引っ越しの場合、取引先に住所や連絡先変更をするのは必須です。
個人の場合、LINEや電話一本で済ませても問題ありませんが、企業間の場合はそうもいきません。しっかりと挨拶状を送るようにしましょう。

今回の引っ越しでは、各担当者が挨拶状を送る必要がある取引先をピックアップし、漏れや重複がないようにGoogleのスプレッドシートで管理しました(今どき紙を回して抜け漏れの確認とかナンセンスです)。

挨拶状を送る際、新しい住所の通達はもちろんですが、新しい電話・FAX番号も一緒に伝える必要があります。

そのため、電話番号は早めに決めることをオススメします。

あと、引っ越し後に住所変更が必要なものもこの時にリスト化しておくと、住所変更漏れを防げるので一緒にやってしまいましょう。

会社によって違うので、どこでも関係しそうなものを挙げておきます。

主要な住所変更が必要なもの
  • クレジットカード
  • 銀行通帳
  • 郵便局
  • 定期購読している雑誌・新聞
  • インターネット通販(楽天、Amazon、など)

クレジットカードは住所変更をしていなくても使えますが、何かの確認の時などに変わっていないと余計な手間が発生する可能性がありますし、企業として変え忘れているのはいかがなものかと思うので、ここは忘れずに変更しておきましょう。

配送先の変更についてはしっかりとやっておかないと移転前の事務所に雑誌や新聞が届いてしまいます。実際、うちも定期購読している雑誌が誰もいない移転前の事務所に届いたりしましたので。

電話番号

電話番号は同じ市区町村内であれば同じ番号を移転先でも使用が可能(専門用語で同番移行といいます)ですが、それが変わるだけで新しく電話番号を取得する必要があります。

たとえ隣の市区町村であっても地域が変わったら番号の変更は必要になるので、現在と同じ市区町村内での引っ越しではない場合はこの手続きを早めに行っておきましょう。

挨拶状の印刷・郵送の期間を考えると、どんなに遅くても移転の1週間前までには決めるようにしましょう(※挨拶状の作成を依頼する業者に期日は確認してください)。

電話番号を選ぶときは下記を気を付けるとスムーズです。

NTTとのやり取りは必ず仲介業者に任せる

ここは自分でやることではないです。手間が掛かるだけではなく、専門用語が飛び交うので任せてしまうのが無難です。

電話番号は自分で決める

NTTとのやり取り自体は仲介業者任せで構いませんが、電話番号は必ず自分で選ぶようにしましょう。ここを業者任せにしてしまうと適当に電話番号を選ばれてしまいます。

電話番号はNTTにいくつか候補をもらうように伝えれば複数もらえます。
業者に話をするときに「良番(りょうばん)でお願いします」と伝えておくと、いい番号がもらえる可能性が高くなります(覚えやすい番号とか連番とか)。

あとはその中から必要な分だけ電話番号を選び、その後のNTTとのやり取りは仲介業者に任せましょう。

このとき、代表番号やFAX番号はもちろんのこと、部署ごとに番号を割り当てる場合はどの番号をどの部署に割り当てるかを仲介業者に伝えておくと、よりスムーズに進みます。

プロバイダ

プロバイダはインターネット接続に必須なので、引っ越しの手続きを忘れずにするようにしましょう。

実はここはうちが移転時に失敗したところなので、口を酸っぱくして言いたいです。

どんなトラブルが起こったのかということと、トラブルが起こらないための対応策はしっかりと後述します!

引っ越し前の事前準備

移転の一週間ほど前に、今回の移転を行ってくれる引っ越し業者「SOCIO(ソシオ)引越センター」さんが事前調査ということで移転前の事務所に来社されました。

その時に梱包用の段ボールも持ってきてくれました。その時持ってきてもらった段ボールがこちら。

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この段ボールの量! それと梱包材(緩衝材)とガムテープも大量にもらいました。これだけあれば安心です。

というわけで、早速荷造りです。

荷造りはスタッフ全員で対応。引っ越し前日まで使うパソコンやデスクなどはそのままに、本を箱詰めしたり予備のPCなどを梱包材でくるんだりしました。

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・本棚は雑誌や書籍でぎっしりでしたが、箱詰めをしてすっからかんに。

段ボールに荷物を詰める時のコツは引っ越しで困らない段ボールの詰め方のポイントでも書いていますが、詰め方がとても大切です。

今回のように本を箱詰めする際は、一つの箱に詰め過ぎると重くなって運べなくなるだけでなく、底が抜ける危険性もあるので大きな箱に詰め過ぎるのは避けるようにしましょう。
また、底の方に文庫本であったりムック本のように柔らかいものを置かず、底の方に重くて固いもの(辞書とかハードカバーとか)を入れるようにしましょう。
そうすることで重心が下になって持ちやすくなりますし、底が固いので持ちやすくなります。

業者はプロなのでそういった重いのもの持ち運びはお手のものですが、ちょっとした気遣いをしてあげることも大切です。

また、箱詰めをする際は底をガムテープで十字貼りしておくことで底の強度が増します。

よくある勘違いですが、段ボールの底と左右の隅をガムテープでとめる「H字貼り」をする方がいますが、これだと隅が滑ってしまう危険性があるため、特に重いものを入れる場合はよろしくありません。

しっかりと補強するのであれば、ガムテープが十字になるように貼る「十字貼り」にしましょう。十字だとテープの量が少なく見えるので強度がないように見えるかもしれませんが、結構頑丈です。

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・左が「H字貼り」、右が「十字貼り」。
・スタッフの一人が「H字貼り」をしていたので「それはちがーう!」ということでベリベリ剥がして「十字貼り」に直しました。分かりにくいので、ガムテープの部分を赤枠で囲いました(段ボールが汚くなってしまったのは目をつぶってやってください)。

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・パソコンの本体はこれでもか! というぐらい厳重にする必要はなく、全面が緩衝材に覆われているぐらいで大丈夫です。また、底は剥き出しでも大丈夫。底を覆わないことで緩衝材を節約。台数が多ければ多いほど、使う量に差が出ます。
・モニターで一番大切なのが画面。画面は必ず覆うようにしましょう。写真では画面全体を覆っていますが、液晶部分が保護できていれば基本は大丈夫です(高価なモニターを使っている方は安全を喫して全面を覆うようにした方がいいと思います)。また、足の部分も覆わなくても問題ない部分になります。

段ボールやパソコンには後から誰ものか、また中身が何かをすぐに把握できるようにしておきましょう。

今回の引っ越しでは、SOCIO(ソシオ)引越センターさんからラベルをもらったので、それを活用しました。

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・ラベルがない場合は、段ボールに直接書いたり、パソコンには紙などに名前を書いてはがれないようにテープでしっかりと貼り付けるなどしましょう。

こんな感じに梱包を進めていき、徐々に事務所の荷物も片付いていき・・・
最終的にはこんな感じになりました。

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・パソコンや書籍、書類や備品、そしてスタッフの袖机などを一か所にまとめたらなかなかの荷物に。たった9人の会社でもこんな大荷物になるものです。
・袖机はカギがかけられれば必ず鍵をかけること。鍵がかけられない場合は、写真のようにテープでとめ、引き出しが飛び出ないようにしましょう(鍵をかけてテープをするのが一番安全です)。
・ノートパソコンやその他手で運べる精密機器は荷物に含まず、自分たちで持っていくと安全です。

こんな感じで、引っ越し前日までの準備をなんとか終えることができました。

そして、順風満帆で引っ越し当日へ・・・ → 後編に続く

 

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